Cauți perfecțiunea? Cât de des pierzi timpul în procesul de a face lucrurile perfecte?

De obicei, pierdem timpul pentru că vrem ca lucrurile să fie perfecte și se întâmplă deoarece, în majoritatea cazurilor, atingerea perfecțiunii (care este întotdeauna subiectivă) va mânca mai multe resurse decât este necesar.

De exemplu, dacă vrei să creezi o prezentare video în care să te prezinți, vei ajunge la acel moment în care vei fi mulțumit de rezultate, dar chiar și atunci vei putea observa câteva lucruri pe care le-ai putea eficientiza. În acel moment, trebuie să-ți pui câteva întrebări:

• Cât de mult timp va fi necesar pentru a face eficientizările?
• Timpul respectiv va fi mai bine investit în altă direcție?
• Câte rezultate suplimentare vor aduce eficientizările?
• Aceste eficientizări te vor ajuta pe tine sau pe alții?

Pe scurt, merită să urmărești perfecțiunea?

Poate că da, dar depinde de modul în care răspunzi la cele 4 întrebări de mai sus. Să le luăm pe rând.

1. Cât timp va fi necesar pentru a face eficientizările astfel încât să nu pierzi timpul?

Când vine vorba de timpul pe care îl investești, există patru aspecte importante de care ar trebui să fii conștient.

Primul aspect: regula 80/20

80% din rezultatele tale sunt generate de 20% din efortul depus de tine. Asta înseamnă că, dacă vrei să eficientizezi orice din ceea ce faci și să-l faci perfect, trebuie mai întâi să poți identifica 20% din efortul care aduce 80% din rezultate.

Acest lucru ne aduce la următorul pas.

Al doilea aspect: identificarea efortului relevant

Dacă ești capabil să identifici acel efort care îți aduce cele mai multe rezultate, atunci ar trebui să-l multiplici. Dar cum faci asta?

Iată câțiva pași (în această ordine) care îți vor fi de folos:

• Fă o listă cu toate sarcinile tale referitoare la proiectul în care vrei să fii mai eficient și să nu mai pierzi timpul;
• Pentru fiecare sarcină, setează numărul de ore pe care le-ai investit și rezultatele pe care le-ai generat;
• Compară-le.

Ăsta-i un mod foarte simplu de a fi conștient de eforturile tale, dar poate deveni dificil uneori.

Să presupunem că ai două sarcini:

• Prima sarcină: necesită 3 ore și ai primit 80 de noi abonați la newsletter;
• A doua sarcină: necesită 34 de ore și ai vândut un produs cu 144 LEI.

Deși se pare că ai investit prea mult timp pentru a face această vânzare, te poate ajuta să înțelegi procesul și poate, data viitoare, vei putea vinde două produse în 28 de ore.

Aici va trebui să adăugi încă doi pași la lista anterioară, după pasul de comparație:

• Creează un criteriu de importanță pentru afacerea ta legat de acest efort;
• Creează un criteriu de prioritate pentru afacerea ta legat de acest efort.

Apoi, întreabă-te cât de important este să vinzi un produs cu 144 LEI, chiar dacă ți-a luat 34 de ore. Eficientizarea acestui lucru are prioritate?

Al treilea aspect: multiplicarea efortului

Aceasta este cea mai ușoară parte dacă ești dispus să eșuezi.

Al doilea aspect este cel în care trebuie să iei decizia a ceea ce vei multiplica. Acum, trebuie să găsești modalități de a multiplica acest lucru în timp ce cauți eficientizări care te vor ajuta să nu îți mai pierzi timpul.

După cum s-a menționat mai sus, poate că nu este suficient să vinzi un produs de 144 LEI în 34 de ore. Dar presupunem că este un aspect important al proiectului tău, care are, de asemenea, o prioritate ridicată.

Dacă asta-i situația în care te afli, ar trebui să multiplici activitatea și să încerci s-o eficientizezi. Asta ne duce la ultimul aspect legat de cât timp necesită eficientizarea, astfel încât să nu mai pierzi timpul.

Al patrulea aspect: bucla de eficientizare

După cum observi, poți avea un proiect pe care dorești să îl eficientizezi și, în interiorul acelui proiect, să ai o altă sarcină care trebuie eficientizată.

Dacă ai o afacere care vinde pantofi, nu este suficient să vinzi o pereche de pantofi cu 144 LEI în 34 de ore. Eficientizarea afacerii înseamnă eficientizarea procesului de vânzare.

Dacă creezi o prezentare video despre tine, poate vrei să eficientizezi partea de final, astfel încât să poți genera noi potențiali clienți. Eficientizarea prezentării înseamnă eficientizarea părții de final a prezentării.

În cele din urmă, va trebui să decizi unde trebuie să te oprești. La urma urmei, poți investi cât de mult vrei în eficientizarea proceselor. Dar până unde?

2. Va fi timpul respectiv investit mai bine într-o altă direcție?

Am menționat criteriile de importanță și prioritate în prima întrebare.

Cele două ar trebui să îți fie de ajuns pentru a decide dacă ceea ce vrei să eficientizezi merită efortul în comparație cu alte lucruri.

Și pentru că nu ți-am oferit o modalitate prin care să faci asta, iată un tabel cu un exemplu care ar trebui să te ajute.

După cum poți vedea, trebuie să lucrezi cu cinci tipuri diferite de informații:

• Numele activității;
• Notă pentru importanță;
• Argument pentru această importanță;
• Notă pentru prioritate;
• Argument pentru această prioritate.

Deși activitățile tale pot avea aceeași importanță, ele nu pot avea aceeași prioritate. Pur și simplu pentru că nu poți face două lucruri în același timp.

3. Câte rezultate suplimentare vor aduce eficientizările?

Crezi că poți genera încă o vânzare dacă investești o oră în plus?

Crezi că poți genera încă 5 potențiali clienți dacă investești încă 3 ore în prezentare?

Mai important de atât, merită?

Să îți adresezi astfel de întrebări este vital dacă vrei să ai claritate asupra impactului eficientizărilor tale. Nu îți pot spune cât de mult te vor ajuta. Totul se rezumă la cât de repede lucrezi, cât de inteligent lucrezi, care este strategia ta și așa mai departe.

Există atât de multe aspecte vitale în ceea ce privește rezultatul eficientizărilor tale, încât numai tu poți decide care sunt cele pe care merită să le faci.

Dacă crezi că eficientizările nu merită, păstrează lucrurile așa cum sunt și mergi la ultima întrebare importantă.

4. Aceste eficientizări te vor ajuta pe tine sau pe alții?

Cred că asta-i cea mai importantă întrebare pe care ar trebui să ți-o adresezi dacă urmărești să nu pierzi timpul. La urma urmei, orice faci ar trebui făcut astfel încât oricine să poată beneficia de ceea ce faci.

Acestea fiind spuse, aruncă o privire la ceea ce faci și înțelege dacă eficientizările pe care vrei să le faci, îi vor ajuta și pe alții.

De exemplu, dacă vrei să îți eficientizezi afacerea și să câștigi mai mulți bani, poți crea un curs online pe care îl poți oferi gratuit celor care au cumpărat deja de la tine.

Deși aceasta este o abordare generală pentru eficientizarea afacerii tale, te poate ajuta să prosperi, atât pe plan personal, cât și pe plan profesional.