Îți amintești cum a fost ultima dată când ai fost la o prezentare iar vorbitorul a depășit tipul ce îi fusese alocat? Te simțeai bine pentru că se întâmpla lucrul acesta? Sau erai supărat pentru că din cauză că vorbitorul respectiv a depășit timpul alocat tu nu ai mai putut să ajungi la întâlnirea stabilită? Sau poate pur și simplu ai plecat înainte ca vorbitorul să termine discursul.

În articolul de astăzi vom examina importanța timpului care îți este alocat și îți vom prezenta 4 lucruri pe care le poți face pentru a nu-l depăși.

A termina prezentarea la timp este important?

În marea majoritate a situațiilor, DA!

Întotdeauna să presupui că audiența ta este ocupată (pentru că este).

Întotdeauna să presupui că audiența ta ar fi putut alege ale locuri în care să fie (pentru că ar fi putut).

Întotdeauna să presupui că audiența ta a planificat ceva imediat după ce tu termini (pentru că de obicei așa se întâmplă).

Audiențele devin răutăcioase dacă te apropii de finalul timpului tău și nu ai apucat să îți termini prezentarea:

• Încep să ia în considerare plecarea de la eveniment;
• Încep să se gândească din ce în ce mai mult la următoarea întâlnire pe care o au și la faptul că ar putea întârzia;
• Încep să-și dorească ca tu deja să fi încheiat;
• Și cel mai important, vor înceta să te mai asculte.

Nu doar că vei pierde credibilitatea audienței și vei risca să îi superi, însă vei pierde totodată oportunitatea de a încheia prezentarea cu o concluzie puternică pentru că fie nu te vor mai asculta, fie nu vor mai fi în încăpere.

Este bine să termini mai devreme sau fix la timp?

Dacă este foarte rău să termini după timpul stabilit, atunci putem asuma că este bine ca mereu să termini sub timpul alocat. Cu toate acestea, asta nu este mereu bine.

Dacă termini prezentarea cu o perioadă de timp considerabilă sub timpul alocat (de exemplu cu 20 de minute mai devreme pentru o prezentare de o oră), atunci audiența s-ar putea simți înșelată, mai ales dacă au plătit pentru a te auzi vorbind. Se vor simți ca și când le-ai promis că le vorbești 60 de minute, când de fapt le-ai vorbit decât 40.

4 lucruri pe care să le faci pentru a nu depăși timpul alocat

1. Cunoaște cât timp ți s-a oferit

Ai auzit vreodată un vorbitor spunând în timp ce se îndepărtează de scenă „credeam că am mai mult la dispoziție”?

Acesta este rezultatul unei comunicări proaste între vorbitor și acele persoane care organizează evenimentul. Atât vorbitorul cât și organizatorul evenimentului vor ajunge să aibă o imagine negativă în acest scenariu.

Fii sigur că întotdeauna știi cât timp ai la dispoziție. Verifică timpul, cerând o confirmare de la unul din cei care au pus la punct evenimentul.

2. Planifică-ți conținutul și editează-l dacă este nevoie

Pentru foarte mulți vorbitori, problema nu este să știe cât timp le oferă audiența. Problema este că ei nu sunt rezonabili cu cât de multe pot spune în timpul alocat.

Marea majoritate a oamenilor supraestimează cât de mult material pot acoperi în mod adecvat într-un timp alocat. Vor să împărtășească totul și nu lasă nimic neenunțat. Pe de altă parte, un vorbitor înțelept își dezvoltă un cronometru intern care-i spune când mai are puțin, și-l atenționează în legătură cu faptul că trebuie să existe o încheiere.

Când planifici, ia în considerare și următoarele:

• Q&A: Oferă timp audienței și pentru întrebări, fie în timpul prezentării, fie la sfârșit;
• Activități: Oferă timp îndeajuns de mult pentru planificarea activităților audienței. De exemplu, poate dura mai mult de 30 de secunde să explici că oameni trebuie să se împartă în mai multe grupuri, dacă activitatea îți cere să fii mai specific de atât;
• Pauzele: Pentru prezentările lungi, trebuie oferit timp pentru ronțăieli, degustări, networking, vizite la baie și așa mai departe. Toate acestea trebuie incluse în timpul alocat prezentării tale.

Taie fără milă din materialul prezentării tale dacă îți dorești să te încadrezi în timpul ce îți este alocat. Este mult mai bine să prezinți în timpul ce ți-a fost alocat un material pe care audiența să-l poată asimila, decât să pui prea mult material, să depășești timpul și audiența să nu rămână cu mare lucru.

3. Repetă eficient

Până când capeți experiență ca vorbitor, s-ar putea să nu ai capacitatea de a ghici cât conținut intră într-un timp alocat. De exemplu, câte pagini ar trebui să scri dacă ai o prezentare de 30 de minute? Câte studii ai putea să prezinți într-un astfel de timp?

Dacă depășești timpul alocat în timp ce repeți, atunci trebuie să mai tai din material.

Cea mai bună modalitate de a măsura cât timp va dura prezentarea ta este să o repeți într-un mod eficient:

• Repetă cu voce tare, stând în picioare. Să nu cazi în capcana în care să consideri că trebuie să „șoptești” ceea ce scrie pe slide-uri. Comportă-te ca și cum ai fi în fața audienței.
• Vorbește unei audiențe de test, până la urmă oricine are 2-3 prieteni care să-l poată ajuta la nevoie. Cere-le suportul pentru că te va ajuta să elimini tendința de a nu lua în serios repetiția. De asemenea, prietenii tăi vor putea să îți ofere feedback, ceea ce e minunat.
• Fă repetarea oricât de apropiată posibil de evenimentul oficial. Dacă acolo vei folosi un powerpoint, instalează-ți videoproiectorul și susține prezentarea. Dacă acolo vei folosi un microfon, folosește-l și în cadrul repetiției. Dacă acolo vei purta un costum, poartă-l și când repeți. Fă totul cât mai real.

A repeta cum am specificat mai sus îți oferă posibilitatea de a ști exact cât vei vorbi și totodată îți va oferi ceva mai multă încredere în tine. Dacă depășești timpul alocat în timp ce repeți, atunci va trebui să mai tai din material.

4. Începe la timp

De câte ori ai văzut un vorbitor spunând „încă 5 minute” la sfârșitul unei prezentări de o oră, în ciuda faptului că a început cu 10 minute întârziere?

Fă orice îți stă în putință pentru a începe la timp. Fii prezent mai devreme la eveniment, aranjează-ți logistica și fii sigur că totul este pus la punct atunci când trebuie să începi. Nu pierde nicio secundă.

Desigur, momentul la care va trebui să începi nu va fi mereu sub controlul tău, așa că pregătește-te și pentru astfel de situații.

A depăși timpul alocat este o lipsă de respect față de audiență. Este un privilegiu să ai atenția lor îndreptată asupra ta, indiferent că este vorba de 5 minute sau 5 ore. Nu abuza de acest privilegiu!