Așa cum spuneam în articolul precedent, facilitatorul este responsabil pentru furnizarea unui climat și atmosferă cât mai sigure pentru activitățile ce și le propune. Însă probabil te întrebi „Ce aș putea face în cadrul unei activități pentru a trece cât mai eficient prin procesul de facilitare a discuțiilor?”. În continuare îți voi prezenta pași simpli care pot fi văzuți ca ghidul facilitatorului.

Începe activitatea în timp

Foarte puțini traineri își încep activitatea în timp. Care este rezultatul? Acei participanți care ajung în timp nu se simt îndreptățiți pentru faptul că au ajuns la timp, aceștia probabil chiar depunând un efort pentru asta. Niciodată să nu ai o întârziere mai mare de 5 minute, cel mult 10 dacă toată lumea este de acord. Atunci când cei care sunt întârziați își fac simțită prezența, nu te opri din ceea ce faci doar pentru a le acorda atenție. Așteaptă până când ai cum să faci o pauză de 2 minute pentru a le oferi ocazia să se prezinte.

Salută-i pe toți

Fă-le cu mâna tuturor care intră în încăpere. Nu te plânge dacă sunt puțini participanți, în cazul în care nu ajung toți cei care s-au înscris. Vorbește cu aceia care ajung mai repede, și încearcă să îți dai seama care sunt așteptările pe care le au.

Fă introducerile

Sunt foarte multe feluri în care oamenii pot fi prezentați, fiecare fiind făcută în funcție de tipul de întâlnire pe care îl ai, de numărul de oameni, de obiectivele întâlnirii și de tipul de informație pe care urmează să-l prezinți. Câteva întrebări cheie pe care să le adresezi celor prezenți ar fi următoarele:

• Cum te-ai implicat prima dată în acest domeniu de activitate?
• Ce ne poți spune despre compania din care faci parte?
• Ce te deranjează cel mai mult la domeniul de activitate din care faci parte?

De asemenea, pot fi folosite și ice breakere în combinație cu astfel de întrebări. Acestea au scopul de a face oamenii să se energizeze, să treacă peste disconfort și să relaționeze mult mai bine unii cu ceilalți.

Revizuiește agenda, obiectivele și regulile de bază pentru activitatea ta

Prezintă ceea ce urmează să se întâmple. Verifică dacă grupul este de acord cu agenda ta – nu se știe niciodată dacă cineva are ceva de comentat sau are vreo sugestie în legătură cu agenda stabilită de tine. Acest lucru le va oferi oamenilor informația că tu ești cel care procesul de facilitare a discuțiilor respectivă și totodată le va oferi acestora încrederea că părerea lor contează.

De asemenea, reamintirea sau crearea unor reguli, atunci pe moment, este foarte importantă. Astfel îți vei asigura o decență și un bun simț în cadrul activității.

Încurajează participarea

Acesta este una din responsabilitățile principale ale celui care se ocupă de procesul de facilitare a discuțiilor. Încurajează-ți participanții să își împărtășească experiențele și ideile și totodată să folosească toate învățăturile posibile în cadrul activităților de grup sau individuale.

Rămâi la agendă

Grupurile au tendința de a se distanța de la agenda inițial stabilită. Când consideri că o conversație pare să denatureze natura activității, atunci este momentul să intervii și să aduci participanții înapoi în prim planul activității.

Caută angajamente

A face participanții să se angajeze în diferite activități poate fi foarte benefic pentru obiectivele trainingurilor tale, mai ales dacă acestea sunt formate din mai multe sesiuni. Pune-i pe aceștia să-și seteze obiective personale care au legătura cu activitatea trainingului, pe o coală de hârtie, și să se semneze în partea de sus a paginii. Acest lucru îi va face mai responsabili.

Respectă drepturile tuturor

Cel care se ocupă de procesul de facilitare a discuțiilor îi protejează pe cei timizi și tăcuți, dar totodată îi încurajează să vorbească. De asemenea, este important ca facilitatorul să țină sub control pe cei care au tendința de a domina conversația.

Câteodată, cei care domină o conversație o fac datorită faptului că sunt foarte pasionați în legătură cu subiectul respectiv. O metodă prin care le poți canaliza interesul pentru subiectul respectiv este să-i faci să își seteze câteva responsabilități asupra unei probleme ce are în vizor subiectul respectiv.

Fii flexibil

Este posibil ca nu întotdeauna lumea să fie de acord cu agenda ta. Este posibil ca nu întotdeauna lumea să fie de acord cu ceea ce spui sau cu felul în care îți prezinți informația. Încearcă să fii cât mai flexibil și să abordezi totul dintr-o altă perspectivă, care să-l mulțumească pe participant.

Mulțumește pentru participare

Ia-ți unul sau două minute pentru a mulțumi tuturor celor care au venit la activitatea ta, de asemenea tuturor celor care te-au ajutat să pregătești această activitate, celor care s-au ocupat de încăpere și așa mai departe.

Închide întâlnirea

Oamenii apreciază atunci când o întâlnire se termină la timpul stabilit. Este, de obicei, o idee foarte bună să ai și o parte de încheiere, cu câteva cuvinte bine alese, mai ales dacă s-au format câteva conexiuni puternice între participanți. O bună metodă prin care poți face asta este să te plimbi prin încăpere și să întrebi oamenii cum s-au simțit.