Acestea reprezintă unul din cele mai importante seturi de abilități pentru lideri, folosite pentru a ghida și delega munca într-o organizație în cadrul grupurilor de oameni în care au loc fie întâlniri, fie sesiuni de planificare și chiar și traininguri. Hai să aflăm despre importanța dezvoltării abilităților de facilitator a discuțiilor.

În cadrul unui training, o persoană are responsabilitatea de ghida restul oamenilor în a lucra împreună, astfel încât obiectivele propuse să fie atinse. În timp ce un grup de oameni ar fi capabili să atingă niște obiective, o persoană care să-i ghideze ar ajuta la atingerea mult mai eficientă a obiectivelor respective. Această persoană se numește „facilitator”.

De ce ai nevoie de abilități de facilitator?

Dacă îți dorești să planifici o sesiune într-un mod eficient, să ții membrii audienței tale implicați sau să creezi adevărate oportunități de leadership în organizația ta, atunci vei avea nevoie de abilități de facilitator. Cu cât cunoști mai multe despre felul în care poți ghida un grup de oameni către anumite obiective, cu atât aceștia se vor simți mai încrezători în legătură cu ideile pe care le au și participarea acestora la activitățile de grup, vor investi mai mult în organizarea ta și își vor asuma mai multă responsabilitate.

A fi un bun facilitator ține atât de abilitatea de a face asta cât și de arta și eleganța cu care o faci. Este o abilitate care îi învață pe oameni anumite tehnici și care se îmbunătățește prin practică. Este o artă pentru că unii oameni vor trebui să depună efortul nu doar de a-și etala abilitățile.

Dacă vrei să privești din alte perspective, a facilita înseamnă de fapt:

• A înțelege obiectivele activității;
• A ține cont de agendă și a rămâne în timpul stabilit;
• A implica toți membri în cadrul activității, incluzându-i pe cei care sunt retrași și controlându-i pe cei care au tendința de a prelua controlul;
• A te asigura că deciziile sunt luate într-un mod cât mai unanim.

3 elemente importante în procesul facilitării

Un bun facilitator este preocupat atât cu rezultatul activității de training, cât și cu activitatea efectivă, cu felul în care oamenii interacționează la această activitate. În timp ce se ating obiectivele întâlnirii, un facilitator își dorește totodată să vadă toată lumea implicată și că în urma atingerii obiectivelor, cei implicați s-au ales și cu o experiență practică relevantă.

În procesul de facilitare, un facilitator se focusează pe următoarele 3 elemente:

• Climat și mediu
• Logistică și aranjamentul încăperii
• Reguli de bază

Un bun facilitator va face planuri în avans pentru fiecare din aceste 3 arii. Să le analizăm pe fiecare în parte.

Climatul și mediul

Sunt foarte mulți facilitatori al căror impact afectează confortul și siguranța oamenilor implicați în legătură cu felul în care se simt atunci când participă la activitatea grupului. Mediul și „climatul” general al unei întâlniri al unei sesiuni de training ajustează tonul pentru fiecare participant.

Întrebări cheie pe care să ți le adresezi, ca facilitator, sunt următoarele:

• Este locația una familiară unde participanții să se simtă confortabil?

Recunoaște! Dacă plănuiești să ai activități interactive în jurul unei mese rotunde, participanții se vor simți de la plictisiți până la intimidați, depinde de așteptările sau perspectiva lor. O locație familiară și confortabilă este esențială!

• Este clădirea unde va avea loc trainingul accesibilă tuturor? Dacă nu, vei asigura transportul participanților?

Din punct de vedere psihologic, dacă locația este prea departe sau este într-un cartier mai puțin plăcut, atunci participanții tăi s-ar putea să nu apară. Cu toate acestea, dacă apar, s-ar putea să aibă sentimentul că nu se află unde trebuie. Acestea ar putea fi câteva impedimente pentru comunicarea și implicarea participanților.

• Este îndeajuns de mult spațiu? Prea mult? Prea puțin?

Dacă ai un grup de 10-15 oameni și sala este pentru 100 de oameni, atunci acest lucru s-ar putea ca oamenii să realizeze că grupul lor este de fapt un volum prea mic raportat la volumul total al sălii, să se simtă inferiori și să comunice foarte greu sau deloc.

Dacă ai un grup de 30 de oameni iar sala ta este foarte mică, pentru 10 oameni, atunci aceștia s-ar putea să se simtă înghesuiţi, spațiul personal să le fie invadat și vor ajunge astfel să se simtă inconfortabili. Îți dorești ca participanții tăi să se simtă relaxați și confortabili. Alege o încăpere care este pe mărimea numărului de participanți.

Logistica și aranjamentul încăperii

Fie că-ți vine să crezi sau nu, felul în care oamenii sunt așezați, indiferent dacă le e foame sau nu, contează foarte mult pentru desfășurarea activității. Ca facilitator, logistica încăperii ar trebui să reprezinte una din cele mai mari preocupări ale tale, indiferent dacă este sau nu responsabilitatea ta.

Uite câteva lucruri pe care ar trebui să le iei în considerare:

• Aranjamentul scaunelor

A avea scaunele în jurul unei mese încurajează discuțiile, egalitatea și participanții se vor simți confortabili. Totodată, acestea s-ar putea să blocheze interactivitatea, însă depinde foarte mult de spațiul pe care aceștia îl au la dispoziție.

• Băuturi răcoritoare

Participanții nu pot fi activi la un nivel de energie ridicați dacă acestora nu le sunt puse la dispoziție cel puțin apă și câteva ronțăieli. Dacă li se vor oferi, cine le va aduce? Totodată, cine se va ocupa de curățenie după ce activitatea a luat sfârșit?

• Microfoane și echipament audio vizual

Ai nevoie de un microfon? De un videoproiector? De cineva care să îți seteze toate acestea înainte ca tu să începi?

Pentru a construi un mediu confortabil, un bun facilitator ia în calcul mai mult decât ce este prezentat anterior. Cum protejezi participanții care sunt îngrijorați că opiniile acestora vor fi atacate? Cum controlezi acei participanți care domină activitatea? Multe răspunsuri se află la categoria următoare.

Reguli de bază pentru un facilitator

Dacă îți dorești ca activitatea ta să se desfășoare fără probleme, cea mai bună metodă prin care poți avea parte de acest lucru este să stabilești câteva reguli de bază de care toți participanții să țină cont. Acestea pot fi următoarele:

• Să se vorbească pe rând;
• Să se ridice mâna dacă se dorește să vorbească;
• Să se asculte atunci când se vorbește;
• Să nu fie atacate opiniile celorlalți;
• Să nu se întârzie în pauze;
• Să existe un respect reciproc.

Orice alte reguli consideri că sunt importante și că te-ar ajuta să facilitezi discuțiile mult mai eficient în grup ar trebui adăugate listei de mai sus, o listă pe care te încurajezi să ți-o creezi singur.