A controla timpul nu înseamnă a lua fiecare secundă în parte și a-i atribui o activitate, ci înseamnă a conștientiza activitatea în care este investită fiecare secundă. Omorâm din ce în ce mai mult timp și apoi ne întrebăm de ce senzația de oboseală apare.

Hai să încetăm să mai pierdem timpul pe tot felul de nimicuri și să investim această resursă prețioasă într-un mod cât mai eficient, fără să sacrificăm prea mult pentru prea puțin. Dacă activitatea de astăzi în care investești 120 de minute poate fi dusă la bun sfârșit, cu aceleași rezultate, într-un total de 110 minute, atunci astăzi ai beneficiat de un plus de 10 minute.

Pe cât de simplă și logică este fraza de mai sus, pe atât de dificil poate fi de pus în practică, deoarece pentru a ajunge la o măsurătoare a timpului exactă, trebuie să măsori timpul investit în fiecare activitate.

Însă acest articol nu este numai despre cum să măsori timpul, ci despre cum să ai grijă că timpul pe care îl aloci activităților tale să fie unul de care activitatea are nevoie, ci nu unul de care tu ai nevoie.

Și spun acest lucru pentru că de obicei, spre exemplu, scrierea unui articol de 500 de cuvinte poate necesita 30-60 de minute, însă tu posibil să ai nevoie de 120 de minute pentru cercetare și pentru altele. Ei bine, în marea majoritate a cazurilor, acel surplus de timp nu-ți este pus la dispoziție, așa că trebuie să te încadrezi!

idei-control-timp

10 idei prin care să controlezi timpul

  1. Timpul zboară. Al tău unde?

Așa cum spuneam mai sus, orice îmbunătățire pe care o aduci în utilizarea timpului tău poate fi un avantaj pentru tine. Și există două metode prin care poți face asta:

  • Prima ar fi estimarea în procente. Cât la sută din cele 24 de ore pe care fiecare zi le are se duce către activitatea la care muncești acum? Acest lucru poate fi foarte ușor evidențiat cu câteva grafice făcute în microsoft word.
  • A doua ar fi un jurnal. Te-ai trezit? Ia jurnalul și notează ora la care te-ai trezit. Dacă ai mai stat în pat 5 minute, notează și asta. Fiecare pas pe care-l faci, notează-l. Te va ajuta să-ți dai seama cum și cât timp ai investit de-a lungul zilei.

 Hai să facem ziua de 25 de ore!

  1. Plănuiește, muncește – Muncește, plănuiește

Sau, cu alte cuvinte, plănuiește ce ai de făcut și fă ce ai plănuit. Acum nu te gândi că planul tău trebuie să conțină pașii pe care i-ai scris ieri în jurnal, pentru că nu ai de unde să știi la ce oră vei mânca sau la ce oră te vei duce la baie.

Un astfel de plan trebuie să conțină activitățile pe care le ai de făcut sau pe care îți dorești să le faci și ar trebui să fie conceput atât pentru fiecare zi în parte, cât și pentru fiecare săptămână, lună și eventual an. De asemenea, acest plan trebuie actualizat regulat și adus în sfera obiectivelor tale.

Cu toate acestea, vreau să iei în considerare două lucruri:

  • Indiferent care ar fi planul pe care îl faci, mereu vor apărea activități „din senin” care vor trebui finalizate atunci. Astfel de activități îți vor încurca planul. Tendința va fi să te ocupi de acestea, iar timpul rămas să-l dedici activităților enumerate în plan, însă importanța obiectivelor din spatele planului este mai mare decât cea a activităților apărute din senin.
  • Dacă tu consideri că nu ai nevoie de un plan, atunci s-ar putea să greșești. Un plan este ideal pentru a clarifica lucrurile și pentru a avea o perspectivă limpede atunci când vine vorba de obiectivele noastre și de pașii prin care le atingem.
  1. Setează obiective clare!

Calitatea unui plan stă în calitatea obiectivelor din spatele lui. Iar dacă ar trebui să vorbesc despre obiective, în mod sigur aș face referire la obiectivele S.M.A.R.T., însă sunt sigur că știi despre ce vorbesc.

Și în loc să îți povestesc despre aceste obiective, vreau să te las cu un singur gând despre setarea obiectivelor: asigură-te că acestea sunt cât mai clare și totodată cât mai pe înțelesul tuturor celor implicați!

  1. Folosește Legea lui Pareto

Este un nene economist italian pe care-l cheamă Vilfredo Pareto și el este cel care a pus în practică, în economie, pentru prima dată regula 20/80. Și pentru că aici nu vorbim despre economie, ci despre timp, vom face o paralelă între Legea lui Pareto și secundele pe care le investim. Așa că uite două perspective:

  • În cadrul ședințelor business, în 20% din timpul investit se află 80% din deciziile luate.
  • 20% din lucrurile pe care le citești zilnic reprezintă 80% din informația de care ai nevoie.

Pentru a identifica această Lege în activitățile tale, trebuie să identifici lucrurile necesare activităților tale și totodată secundele necesare pentru finalizarea activității. Astfel identifici acel 20%.

  1. IMPORTANT împotriva lui URGENT

Câteodată este foarte greu să prioritizăm activitățile, având în vedere cele două tipuri de categorii: important și urgent. Și pentru ca totul să fie mai ușor de înțeles, vreau să analizezi puțin următorul cadran.

Urgent și important Urgent, însă nu important
Important, însă nu urgent Nici urgent, nici important

Acum, cu ajutorul acestui cadran, putem să atribuim activităților una din cele 4 categorii și să fim mai specifici decât în primă fază, când consideram că activitățile sunt fie urgente, fie importante.

 Prietene, nu-ți mai irosi timpul aiurea!

  1. Țintește către influențarea unor zone specifice

A pleca la război fără a știi de ce vrei să câștigi este la fel ca a începe o activitate fără să știi de ce vrei să o termini. A știi de ce duci o activitate la bun sfârșit înseamnă că dintr-un anumit punct de vedere vrei să influențezi ceva anume: un rezultat.

Cu cât alegem aceste zone mai specific, cu atât timpul investit în activitatea respectivă va fi mai scurt, specificitatea activității oferindu-ne claritate asupra acțiunilor noastre.

Care sunt beneficiile? Simplu:

  • Mai puțină energie pierdută;
  • Antrenarea creierului pentru o mai bună organizare;
  • Luarea mai bună a deciziilor;
  • Coordonarea mai bună a sarcinilor;
  • Dezvoltarea abilității de a face față neprevăzutului;
  • Dezvoltarea disciplinei de sine.
  1. Checklist-uri? Folosește-te de ele!

Revenind la planurile de care vorbeam la începutul articolului, dacă în respectivele planuri ai foarte multe activități, atunci ar fi ideal nu doar să le treci pe o coală de hârtie, ci să le și bifezi atunci când au fost duse la bun sfârșit.

Este posibil să fie un număr atât de mare de lucruri de făcut, încât să revii la unul din ele și să te apuci din nou de el, cu toate că l-ai făcut deja. Între timp vei realiza că l-ai mai făcut o dată și te vei opri, însă timpul respectiv va fi unul pierdut, investit de două ori în același lucru.

  1. Bun, și mai bun, cel mai bun … sau poate doar acceptabil

După toate ideile pe care ți le-am prezentat până acum și după toată experiența pe care ai avut-o, cred că undeva în mintea ta time management-ul este strâns legat de perfecțiune.

Partea interesantă este că avem nevoie de timp pentru a ajunge la perfecțiune, iar în acest proces ce necesită timp trebuie să avem grijă ca lucrurile să fie făcute cu atenție, cu cap și cu îndemânare, însă asta nu înseamnă că fiecare mic detaliu trebuie să fie perfect. Acest lucru posibil să ți se pară foarte dificil dacă ești perfecționist.

  1. Motivația este un mecanism cheie

Unul din efectele pe care îl are motivația asupra oricărei persoane este entuziasmul. Dacă ești motivat, ești entuziasmat. Având în minte această idee, pot spune că felul în care investim timpul are la bază motivația de care avem parte, sau motivația pe care știm să le-o transmitem celorlalți.

Cu cât entuziasmul este mai mare, cu atât alocăm mai multă energie activităților și cu atât devenim mai capabili să eficientizăm procesul.

Dacă dorești, poți să privești motivația precum clima de la locul tău de muncă. Dacă ești motivat, atunci va fi o zi cu soare și te vei simți extraordinar, cu multă poftă de muncă. Dacă motivația lipsește, atunci multe ploi vor apărea la orizont.

Motivația este o armă extraordinară împotriva procrastinării.

  1. Vezi imaginea în ansamblu

Niciun om de succes nu a muncit vreodată de pe o zi pe alta. A investi timpul într-un mod eficient în afacerea ta înseamnă a avea mintea setată pe un număr multiplu de activități ce se poate întinde pe săptămâni sau luni de zile.

Un astfel de proces mental este foarte avantajos deoarece, pe lângă faptul că antrenează memoria, ne ajută să rămânem concentrați asupra ceea ce avem de făcut. Cu toate acestea, dacă lăsăm procesul doar la nivel mental, acesta s-ar putea să ne obosească. Recomandat este să gândim procesul conceput din multitudinea de activități, iar mai apoi să-l scriem pe o coală de hârtie.

10 idei prin care să controlezi timpul
5 din 1 voturi